Contrato de mantenimiento de ascensores: qué incluir

Un contrato de mantenimiento de ascensores debe incluir, como mínimo, seis cosas: el alcance de lo que entra y lo que no, las frecuencias de revisión que marca la normativa, los tiempos de respuesta ante una avería, el precio y cómo se revisa, la duración con sus condiciones de renovación, y la forma en que se documenta cada intervención. Ese último punto es el que casi nadie negocia y el que más caro sale: un contrato vale lo que puedes demostrar que has cumplido el día que llega la inspección.

Si diriges una empresa conservadora, el contrato no es papeleo. Es el documento que decide si un correctivo lo cobras o lo comes, si un retraso es culpa tuya o del titular, y si acabas respondiendo de algo que ni siquiera cotizaste. La que redacta bien el contrato protege su margen; la que lo redacta mal termina manteniendo medio parque gratis. Aquí lo desglosamos cláusula a cláusula desde el lado de quien presta el servicio, no desde el del cliente.

Esto no es una guía de operación. Si buscas cómo se lleva el día a día del servicio, la guía de mantenimiento de ascensores para empresas de SAT cubre esa parte. Este artículo entra solo en el contrato: qué escribir, qué dejar por escrito y qué no firmar sin pensarlo.

Qué es un contrato de mantenimiento de ascensores y qué protege a las dos partes

Un contrato de mantenimiento de ascensores es el acuerdo entre el titular del aparato y una empresa conservadora habilitada que fija qué revisiones e intervenciones se hacen, con qué frecuencia, en qué plazos y a qué precio, durante un periodo determinado. No es opcional: la normativa obliga a que todo ascensor en servicio tenga contrato con una empresa conservadora.

Bien redactado protege a los dos. El titular sabe qué paga y tiene garantizado que su ascensor cumple y funciona. La conservadora trabaja con un alcance cerrado y unos ingresos recurrentes con límites claros. El problema aparece cuando el contrato es vago. Entonces el titular da por incluido todo lo que se rompe, la conservadora discute cada factura, y la relación se envenena por cosas que se habrían resuelto con dos líneas en su momento.

Alcance: mantenimiento preventivo, correctivo y qué queda fuera

El alcance es la parte del contrato que más dinero mueve. Aquí defines qué trabajo entra en la cuota y qué se factura aparte. Conviene separarlo en tres bloques.

El mantenimiento preventivo es la base. Son las revisiones periódicas programadas: comprobaciones de seguridad, engrase, ajuste y verificación de los elementos que marca el plan de mantenimiento del aparato. Va siempre dentro de la cuota. Lo que se negocia no es si entra, sino cada cuánto, y eso lo condiciona la normativa, como veremos en el siguiente apartado.

El mantenimiento correctivo son las averías. Tienes dos modelos y conviene elegir a conciencia. En el modelo de mano de obra incluida, la cuota cubre las horas del técnico en el correctivo, pero las piezas se facturan aparte. En el modelo de todo incluido, la cuota cubre mano de obra y recambios. El segundo se vende mejor y es donde más empresas pierden dinero, porque un cuadro de maniobra o un motor se comen la cuota de varios años. Si ofreces todo incluido, pon un techo: piezas hasta cierto importe, o excluyendo por nombre los componentes mayores.

Y luego está lo que queda fuera. Todo lo que no excluyas por escrito, te lo van a reclamar. Las exclusiones habituales de un contrato de mantenimiento de ascensores son estas:

• Componentes mayores: motor, cuadro de maniobra, puertas o cableado de tracción. Son recambios caros que no se cambian en una intervención normal.
• Daños por vandalismo, mal uso o negligencia del usuario.
• Daños por agua, incendio, inundación o cualquier causa ajena al aparato.
• Modernizaciones o adaptaciones obligadas por un cambio de normativa. No es mantenimiento, es una obra, y se cotiza aparte.
• Consumibles que no estén previstos en el plan de mantenimiento.

La regla es simple: cada exclusión que no escribes es una factura que no vas a poder emitir.

Frecuencias y obligaciones normativas: qué exige la normativa vigente

Las frecuencias de mantenimiento no las decides tú ni el titular. Las marca la normativa, y el contrato no puede bajar de ese mínimo. Desde el 1 de julio de 2024 está en vigor el RD 355/2024, que aprueba la ITC AEM 1 «Ascensores» y regula la puesta en servicio, el mantenimiento y la inspección de los ascensores.

En mantenimiento, la norma distingue por tipo de edificio. Los ascensores de viviendas unifamiliares y los de edificios de hasta 3 paradas que sirvan a un máximo de 20 viviendas se revisan cada 4 meses. El resto del parque pasa a revisión mensual. Ese es el suelo legal: en el contrato puedes pactar más visitas, nunca menos.

La inspección periódica es cosa aparte. No la hace la conservadora, sino un organismo de control autorizado (OCA), y su frecuencia también depende del edificio: cada 2 años en instalaciones industriales y de pública concurrencia, cada 4 años en edificios residenciales de más de 20 viviendas o más de 4 plantas, y cada 6 años en el resto de residenciales. El contrato debe dejar claro quién encarga y coordina esa inspección, y quién responde de subsanar los defectos que detecte.

La misma norma obliga a la conservadora a tener un plan de mantenimiento por cada tipo de ascensor, redactado según la norma UNE 58720. Ese plan es lo que convierte una frecuencia en un trabajo concreto: qué se comprueba en cada visita y con qué criterio. Si todavía no lo tienes estructurado, nuestra guía para elaborar un plan de mantenimiento paso a paso te sirve de base antes de aterrizarlo en cada aparato. Para el detalle exacto que aplica a una instalación concreta, la fuente es siempre el texto oficial del BOE, y este artículo no sustituye a asesoramiento legal.

Tiempos de respuesta y SLA: cómo fijarlos sin pillarte los dedos

El SLA (acuerdo de nivel de servicio) es la parte del contrato donde te comprometes a un tiempo máximo de respuesta ante un aviso. Es también por lo que te penalizan si no lo cumples, así que conviene fijarlo con la cabeza y no copiarlo de una plantilla.

Lo primero es separar los avisos por gravedad. Una persona atrapada en cabina es una urgencia de rescate y va aparte, normalmente con cobertura 24/7 y un plazo de llegada corto. Una avería que deja el ascensor parado sin riesgo para nadie es otro nivel. Y una incidencia menor, que no impide el uso, admite un plazo más holgado. Meter los tres casos en el mismo acudimos en 2 horas es la forma más rápida de incumplir tu propio contrato.

Lo segundo es ser honesto con tu operación. Si tus técnicos cubren una provincia entera, prometer una hora de respuesta en toda ella es firmar penalizaciones. Fija el tiempo que puedes sostener el 95% de los días, no el de tu mejor día. Un tiempo de respuesta realista y cumplido vale más, ante el cliente y ante una reclamación, que uno ambicioso que fallas cada semana.

Trazabilidad: por qué cada revisión debe quedar documentada frente a la inspección

Aquí se separan las empresas que duermen tranquilas de las que sudan cuando llega la OCA. El RD 355/2024 no solo obliga a mantener, obliga a demostrarlo. La conservadora tiene que llevar un registro de mantenimiento actualizado de cada aparato y, tras cada intervención, entregar al titular un boletín con el número RAE (Registro de Aparatos Elevadores), el número de serie, la dirección y la lista de lo que se ha revisado según el plan. La norma permite que ese boletín sea electrónico si las dos partes lo acuerdan.

El día de la inspección, o el día en que hay un incidente y alguien busca responsabilidades, ese registro es tu defensa. Si está repartido en partes de papel dentro de furgonetas y carpetas, no lo tienes. Por eso la gestión de activos por aparato deja de ser una comodidad y pasa a ser una protección: cada ascensor bajo contrato con su historial completo de revisiones e intervenciones, disponible en el momento en que te lo piden.

Los errores más comunes al redactar un contrato de mantenimiento de ascensores

1. Vender todo incluido sin techo de piezas. Un solo cuadro de maniobra averiado te borra el margen de años en ese aparato.
2. No listar las exclusiones. Lo que no está excluido por escrito se da por incluido, y lo acabas pagando tú.
3. Copiar los tiempos de respuesta de una plantilla. Si no los puedes sostener con tu plantilla real, son penalizaciones firmadas de antemano.
4. Fijar un precio sin cláusula de revisión. Un contrato a varios años sin actualización por IPC pierde rentabilidad solo con que suban los salarios.
5. Pactar una frecuencia por debajo del mínimo legal. Además de peligroso, deja el contrato sin validez en ese punto.
6. Dejar una renovación tácita sin revisar condiciones. El contrato se prorroga solo, con los precios de hace tres años y el parque más viejo.
7. No definir cómo se documenta cada visita ni quién guarda el registro. Es la cláusula que te salva en una inspección y la que más se olvida.

Cómo demostrar el cumplimiento del contrato sin papeleo manual

Un contrato bien redactado no sirve de nada si no puedes probar que lo cumples, y probarlo con papel es una batalla perdida en cuanto pasas de unos pocos aparatos. La alternativa es tratar cada ascensor como lo que es: un activo con su ficha, su plan y su historial vivo.

Fluxput GMAO registra cada ascensor bajo contrato con su historial completo de revisiones e intervenciones, de forma que la empresa conservadora demuestra el cumplimiento del contrato y de la normativa con el histórico por activo, sin reconstruir partes cuando llega la inspección. El técnico cierra la intervención en campo y el boletín queda asociado al aparato, con su número RAE, en el mismo momento. Cuando la OCA pide el registro de un ascensor, sale en segundos y no después de una tarde revolviendo carpetas.

Si gestionas una cartera de contratos de ascensores y quieres llevar el histórico por aparato con trazabilidad completa, echa un vistazo al software para gestionar contratos de mantenimiento de ascensores de Fluxput o pide una demo enfocada en tu parque.